Informační systém K2 pomáhá s výrobou a distribucí luxusní kosmetiky

Čtyři výroby pod jednou střechou

Aby byli v holickém Pacific Directu schopni vyrábět aktuálních 45 milionů výrobků ročně, potřebují k tomu hned čtyři rozdílné výroby:

• vyfukování plastových lahví,
• míchání kosmetických náplní,
• plnění kosmetických výrobků spojené s kompletací dárkových balíčků,
• sítotisk lahví.

Ve všech čtyřech těchto výrobách přitom pomáhá Informační systém K2.

Implementace byla ukončena v roce 2002 a za tu dobu se stal Informační systém K2 nepostradatelnou součástí celosvětového úspěchu společnosti. Firma začínala původně na deseti uživatelských licencích, přičemž dnes jich už má více než pětinásobek.

V zahraničí používají Informační systém K2 hlavně v USA a Anglii. Pobočky využívají například funkce pro podporu logistiky či obchodních a ekonomických agend. Početná skupina uživatelů sídlí také v Dubaji.

Čtečky ve skladech a elektronická výměna dokumentů

Ve skladech, na příjmu, výdeji a v dalších procesech používá Pacific Direct s.r.o. čtečky čárových kódů, které jsou přes WiFi připojeny přímo k Informačnímu systému K2. Každý uživatel je přihlášen svým jménem a čtečka mu ukazuje, jaké zboží má vychystat či kam má zboží naskladnit. „Čtečka přitom veškeré změny zaznamenává a není tak problém zjistit, kde případně nastala chyba,“ říká výrobní ředitel Pacific Direct s.r.o. Petr Kulhavý.

Jakmile je zboží vyrobeno a zabaleno, míří do skladu. Informační systém K2 přitom poradí, kde výrobek na základě stejných či podobných kusů umístit. Po zaskladnění dávka figuruje pouze ve virtuálním skladu kontroly kvality a čeká se na výsledky laboratorního rozboru. Až poté, co je výsledek expertizy kladný, je zboží připraveno k vydání.

Společnost Pacific Direct s.r.o. začala od roku 2014 využívat i externí sklady nedaleké firmy, která shodou okolností používá také Informační systém K2. Výměna skladových dat, tedy výdejek, příjemek a převodek, probíhá elektronicky. Systémy si přebírají vygenerované XML soubory a odpadá tak potřeba informace zadávat ručně.

Práce se šaržemi a data exspirace

„Výroba kosmetického zboží podléhá přísným normám a požadavkům na kvalitu. Právě proto je pro nás velmi důležitá práce se šaržemi. V šaržích a na nich navázaných čárových kódech jsou uloženy výrobní informace, data exspirace, výsledky testů z laboratoře a další informace. Lze tak kdykoli zpětně dohledat, na kterém stroji, který zaměstnanec a ze které várky výrobek vyrobil,“ říká správce Informačního systému K2 Jan Fuksa.

Informační systém K2 navíc pomocí tzv. „semaforů“ hlídá veškeré šarže. Zboží či výrobní materiál se šarží starou do 120 dnů se v systému hlásí jako bezproblémový, tedy zelený. Při 120 až 360 dnech už však jde o barvu žlutou, která dává jasně vědět, že je potřeba s materiálem či zbožím začít operovat. U zboží staršího 360 dnů pak už svítí barva červená a vyžaduje okamžité řešení.

Informační systém K2 v kombinaci s čárovými kódy pak pomáhá hlavně při inventurách: „Inventury má dnes místo 27 lidí na starosti lidí 7. Celková práce se zbožím je celkově daleko rychlejší, přesnější a přehlednější,“ říká výrobní ředitel Petr Kulhavý.

Otevřenost Informačního systému K2

Pacific Direct ve velkém využívá jednu z hlavních předností Informačního systému K2 – otevřenost. Firmy mají možnost si ve stejném prostředí jako programátoři K2 upravovat systém samostatně. U jednodušších a akutních případů si tak může firma poradit i svépomocí a využívat systém jako platformu, pomocí které si systém sama rozvíjí.

V Pacific Direct si proto mnoho skriptů pro Informační systém K2 píšou sami. „Odborníci z K2 atmitec vždy jednou měsíčně přijedou na konzultaci, při které pomůžou s odladění těchto skriptů, případně poradí se složitějšími úkony,“ říká správce Informačního systému K2 Jan Fuksa.

Zároveň bylo díky otevřenosti Informačního systému K2 možné napojit i další funkčnosti třetích stran, jako je například výpočet mzdy na základě informací z docházkového systému. Ten zaznamenává docházku zaměstnanců, kterou následně odesílá do Informačního systému K2. Systém pak automaticky připraví podklady pro mzdy.

Reporty z celého světa

K2 atmitec sbírá i data z poboček, které Informační systém K2 nemají. Ty se každý den konvertují a ukládají do Datového centra K2. Vždy ráno tak vzniká několik souhrnných reportů pro management sídlící v Anglii, který má jasný přehled o prodejích, skladových zásobách i finančních výsledcích po celém světě.

Budoucnost spolupráce

„V současné době řešíme s K2 možnosti pro internetový B2B prodej. Klienti často objednávají stejné zboží a díky internetovému obchodu by bylo možné jim tyhle objednávky výrazně usnadňovat,“ dodává k budoucí spolupráci správce Informačního systému K2 Jan Fuksa.

Celková práce se zbožím je po zavedení Informačního systému K2 daleko rychlejší, přesnější a přehlednější. Nevyexpedujeme to, co nechceme, a ani nevyexpedujeme více nebo méně, než potřebujeme. Navíc Informační systém K2 šetří lidské síly - inventury má dnes při stejném objemu práce a času místo 27 lidí na starosti lidí jen 7.

Ve výrobě vnímám největší přínos K2 v podkladech pro rozhodování pro mě jako pro manažera výroby. Dnes máme veškeré výstupy přímo ze systému a rozhoduji se na základě jasných dat, nikoli pocitů a doměnek. Navíc mám jasný přehled o tom, kdo, kolik a co odpracoval, co nám padá do neproduktivních časů výrobků, a co naopak do časů produktivních.

Nové firmy implementující IS bych upozornil na to, že obecnou chybou v začátku bývá to, že se procesy v ERP nezrcadlí se skutečností. Je třeba se těmto situacím maximálně vyvarovat hned v začátcích. Například paleta, která je fyzicky už ve skladu, se musí ve stejný čas (tedy on-line) nacházet i v informačním systému.

Petr Kulhavý, výrobní ředitel společnosti Pacific Direct s.r.o.