Jak probíhá implementace?

Co obnáší zavedení neboli implementace ERP systému do firmy? Jak dlouho trvá a jaké má fáze? A na co je třeba se připravit?

Zkušební provoz? To si nějak sedne

  • Projekt implementace (1 - 2 měsíce)

    Ve spolupráci s vedoucími pracovníky vaší firmy jsou dodavatelem vybraného ERP řešení jednoznačně popsány vaše firemní procesy. Následně dodavatel navrhne jejich optimalizaci a podporu v informačním systému a stanoví přesný časový harmonogram činností nutných pro úspěšné zavedení systému do společnosti.

  • Instalace a nastavení systému (2 - 11 měsíců)

    Dodavatel zprovozní standardní instalaci ERP systému a tu následně upravuje a nastavuje tak, aby přesně odpovídala popisu řešení v projektu implementace. V této etapě dochází mimo jiné k zavádění knih, skladů a číselníků, nastavování bank, pokladen a přístupových práv či k definici výběrů, analytických pohledů a notifikací.

  • Konverze historických dat (průběžně)

    V průběhu fáze instalace a nastavení systému probíhá průběžně také konverze historických firemních dat z původních systémů a excelů pomocí vytvořených importních můstků, případně jejich přepis ze zdrojů papírových. Každá firma si přitom v průběhu projektu implementace musí pečlivě zvážit, o která historická data bude mít zájem a o která nikoli.

  • Speciální úpravy a skripty (průběžně)

    Během nastavování systému dochází k úpravám vzhledu vstupních formulářů a tiskových výstupů, především v oblasti firemních reportů. Zároveň jsou vyvíjeny speciální skripty a nástroje, které nejsou součástí základní instalace systému. Rozsah těchto úprav vychází z konzultací vedených v průběhu zpracování projektu implementace.

  • Zaškolení zaměstnanců (1 - 2 měsíce)

    První zaškolování zaměstnanců probíhá na demo datech. Hlavním cílem je seznámení s uživatelským prostředím a základními principy systému. Výrazně se tak urychlí navazující proškolení zaměstnanců na ostrých datech. Mezi školeními by měl být minimální časový odstup, stejně jako mezi posledním školením a nasazením systému do provozu.

  • Rutinní provoz (1 měsíc)

    Nasazení systému do ostrého provozu by mělo probíhat pod fyzickým dohledem konzultantů dodavatele. Ti tak jsou připraveni zaměstnancům pomáhat s jejich prvními kroky v novém systému a řeší ihned dodatečné požadavky, které nebyly odhaleny v průběhu projektu implementace. Rutinní provoz bývá ukončen po měsíci účetní závěrkou.

Implementace končí. Co když se ale na něco prostě zapomene? Je možné systém dále rozšiřovat a upravovat?

Je potřeba si uvědomit, že informační systém není obyčejné zboží běžné spotřeby. Není možné ho nechat pět let ležet s tím, že se následně nahradí novým modelem. Pokud se ERP ve firmě nerozvíjí, celou firmu to brzdí. S dalšími úpravami a rozvojem systému proto dodavatel vždy počítá. U našich zákazníků je navíc zvykem, že si systém rozvíjejí také sami. Naši konzultanti jsou pak spíše v pozici rádců a mentorů.

Martin Běhůnek, projektový manažer týmu v Brně

Martin Běhůnek

Klíčové dotazy

Jaké nároky bude mít implementace na firmu? Na co se máme připravit? A jak náročný bude celý proces pro běžné zaměstnance?

Na úplném počátku je třeba definovat klíčové uživatele, kteří budou zodpovědní za komunikaci s implementačním týmem a běžnými zaměstnanci vaší firmy. Zároveň se budou při projektu implementace podílet na návrhu řešení a následně vše verifikovat při samotné implementaci. Pro běžného zaměstnance obnáší změna systému jen pár hodin až dní na školeních a při zavedení do provozu. Nic víc.

Jak se zaměstnanci naučí se systémem pracovat? Je nutné proškolit úplně všechny? A jak vlastně taková školení probíhají?

Školení mohou probíhat v mnoha podobách, vždy záleží na domluvě. Lze proškolit celou firmu v jedné i více etapách, lze zaškolovat po odděleních i pouze klíčové uživatele, kteří pak proškolí ostatní. My doporučujeme důkladně proškolit všechny zaměstnance, aby nedocházelo k tomu, že budou jen slepě následovat manuál a při jakémkoli nestandardním případu udělají chybu nebo budou vyžadovat podporu vašeho IT oddělení či našich konzultantů.

Opravdu je nutná asistence u zavedení systému do provozu? Někteří dodavatelé ji nenabízí a tvrdí, že není potřeba.

Stejně jako pro řidičský průkaz nestačí znalost dopravních značek a technická dokumentace k automobilu, ale je vhodné (respektive i nutné) nejprve absolvovat několik jízd pod dohledem instruktora, i tady platí, že pro první kroky v novém systému by měl být v první etapě přítomen konzultant. Uživatelé tak získají ty správné návyky, pochopí, proč mají věci dělat tak, jak je požadováno, a systém tak v budoucnu budou využívat opravdu efektivně.

Nechte si poslat průvodce výběrem IS

Víme, že výběr informačního systému je náročný a zodpovědný úkol. Prostudujte si tedy náš materiál v klidu a pohodlí. Pošleme vám jej na mail.