Kolik stojí informační systém?

Cena informačního systému se dá přesně stanovit až po předimplemetační analýze. Právě proto je běžné, že se cena z obchodní nabídky velmi často mění. Neberte proto cenu systému jako hlavní kritérium pro jeho výběr.

Nejdůležitější je cena, ne?

Cena zavedení informačního systému

  • Předimplentační analýza

    První investicí je úvodní analýza stávajících firemních procesů a informačních systémů. Výstupem analýzy je projekt - dokument, který popisuje automatizaci procesů v novém systému a který slouží jako podklad pro jeho následnou implementaci. V projektu je definován rozsah prací, způsob řešení jednotlivých kroků i přesný časový a finanční harmonogram prací.

  • Licence

    Základní položkou pořizovací ceny informačního systému jsou jeho licence, které se počítají buď na moduly, nebo na uživatele. U licencování na moduly je nutné nadefinovat jasný rozsah využití systému pro každého uživatele. U licencování na uživatele mohou uživatelé používat všechny nástroje systému - omezují je pouze přístupová práva. V některých případech je finančně výhodný modulový přístup, v jiných uživatelský.

  • Speciální úpravy

    Standardní instalaci komplexního informačního systému je nutné přizpůsobit na míru každé společnosti. V některých ohledech mohou být standardní nástroje příliš podrobné a složité a je třeba je zjednodušit, v některých případech je naopak nutné standardní funkčnost rozšířit speciálními skripty. Množství speciálních úprav bude mít vliv nejen na celkovou pořizovací cenu, ale často ovlivňuje i budoucí náklady na případné aktualizace systému.

  • Konverze dat

    Abyste mohli srovnávat historická data s aktuálními čísly či budoucími výsledky vaší firmy, je třeba provést konverzi dat z původních informačních systémů, excelovských tabulek a papírových dokumentů. Je třeba zavést a naplnit číselníky a následně vytvořit konverzní skripty, které data převedou do nového informačního systému.

  • Zaškolení a pomoc při nasazení

    Po přechodu na nový systém dochází k dočasnému zpomalení běhu firmy, protože uživatelé si musí zvykat na nové procesy, činnosti i softwarové prostředí. Před nasazením nového systému je proto třeba všechny budoucí uživatele proškolit. Čím lépe budou na práci připraveni, tím rychleji si na novinky zvyknou. Zároveň je třeba počítat s přítomností konzultantů během prvních týdnů provozu, aby byli uživatelům v prvních krocích morální i vědomostní podporou.

Cena provozu informačního systému

  • Měsíční paušál

    Kromě pořizovacích nákladů je potřeba počítat také s následným měsíčním paušálem, v rámci kterého dodavatel systému garantuje podporu v oblasti nutných legislativních změn, případně i kontinuální rozvoj a optimalizaci standardu systému tak, aby reflektoval aktuální trendy na trhu podnikových softwarů. Součástí také může být poplatek za další služby, jako jsou hotline či servisní pohotovost.

  • Upgrade systému

    Také informační systémy zastarávají. Z našich zkušeností víme, že životní cyklus podnikových systémů má shruba sedm let, po kterých je systém třeba znovu naimplementovat či zvolit systém jiný. Ideální variantou jsou ale drobné upgrady systému v ročních intervalech či každý druhý rok. Ty rozloží časovou i finanční náročnost reimplementace do průběžných etap a udržují systém v nejlepší možné formě.

Nechceme čekat na finální cenu až do projektu. Je možné již v rámci obchodní nabídky stanovit nepřekročitelnou cenovou hranici?

Ano, samozřejmě lze definovat cenovou hranici, přes kterou není možné se přehoupnout. V podobných případech však projekt již neprobíhá tak, aby našel optimální řešení, ale tak, aby se výsledek pohyboval ve vytýčených cenových mantinelech. Výsledkem pak není souhrn nástrojů, procesů a doporučení, které mají přinést firmě nejvyšší možný užitek, ale snaha o dosažení obchodní dohody.

Petr Figura, projektový manažer týmu v Brně

Petr Figura

Klíčové dotazy

Je možné vypracovat v rámci projektu minimalní a maximální variantu a až následně si vybrat, kterou cestou se vydat?

Ano, v rámci projektu je možné označovat jednotlivé funkce, nástroje a procesy jako kritické pro úspěch či pouze jako doporučené. A následně pak v rámci dalších obchodních jednání po dokončení projektu najít optimální řešení v požadované cenové hladině. Důležité je, že odložená doporučení se nezahazují, ale je možné je zavést později. Systém lze totiž nastavit tak, aby byl na tyto změny připraven.

Je výhodnější licencování na moduly nebo na uživatele? Jaké jsou výhody a nevýhody obou licenčních modelů?

Zdánlivou výhodou modulového modelu je to, že platíte pouze za to, co opravdu potřebujete. Komplexní informační systém je však postaven na provázanosti jednotlivých procesů a informací napříč jednotlivými moduly, respektive celou firmou. A právě licencování na uživatele tuto výhodu umožňuje a akcentuje. Licencování na moduly se dle našich zkušeností ukazuje pouze jako ideální způsob, jak může dodavatel ERP vytahovat ze zákazníka stále další peníze.

Kde je možné při pořízení informačního systému ušetřit? A kde se naopak šetřit nevyplatí?

Jakákoli úprava systému na míru prodražuje jak samotnou implementaci, tak následný provoz systému. Proto je třeba si jasně určit, které změny je nutné udělat proto, aby byly zachovány konkurenční výhody ukryté v procesech, a které vznikají z důvodů strachu ze změny. Právě v této oblasti existuje největší prostor pro snížení nákladů nejen pro zavedení, ale i následnou údržbu systému. Naopak určitě se nevyplatí šetřit na školení a asistencích ze strany konzultantů dodavatele ve zkušebním a rutinním provozu.

Nechte si poslat průvodce výběrem IS

Víme, že výběr informačního systému je náročný a zodpovědný úkol. Prostudujte si tedy náš materiál v klidu a pohodlí. Pošleme vám jej na mail.