Typy informačních systémů

Pod pojmem informační systém se dnes často schovávají jak komplexní řešení pro řízení celé firmy, tak specializované a úzce zaměřené systémy.

Ekonomický, nebo řídicí systém?

Ekonomický systém je nástroj pro plnění legislativních povinností. Jeho smyslem je na základě dostupných dat konstatovat, jak si firma v daném období vedla. Oproti tomu řídící systém slouží v první řadě k řízení firmy. Umí také účtovat, ale navíc zvládá i plánovat, předvídat, řídit a vyhodnocovat firemní procesy, a to nejen v ekonomických agendách, ale také ve výrobě, nákupu, prodeji, skladech či marketingu a obchodu.

Krabicové, nebo implementované řešení?

Krabicové systémy jsou jednoduchá a levná řešení, která jsou po instalaci ihned funkční. Má to však jeden háček - musíte své firemní procesy přizpůsobit tomu, jak jsou navrženy v daném krabicovém systému. Oproti tomu implementované systémy respektují specifika a konkurenční výhody ukryté ve firemních procesech firem a jsou snadno rozšířitelná. Jde však o řešení řádově dražší a jejich zavedení trvá až několik měsíců.

Spustili jsme nový systém. Máme vyhráno!

Informační systém ve firmě pořádek neudělá, ale dokáže jej ve firmě udržet.
Pokud chcete data ze systému čerpat, musí se do systému poctivě zadávat.
Zavedení IS neznamená automaticky méně práce, někomu může práci i přidat.
Systém by měl pokrýt všechny firemní agendy, aby se neztrácely souvislosti.

Je nutné nasadit systém najednou pro celou společnost a v plném rozsahu, nebo lze provést implementaci po částech a dále ji rozšiřovat?

Obě cesty jsou možné. Pokud ale chcete maximálně využít potenciálu nového ERP systému, je ideální nasadit komplexní řešení napříč celou společností a všemi firemními procesy. Jen tak je možné získat přesné podklady pro důležitá rozhodnutí. Možné je ale zvolit v podstatě libovolnou šířku řešení, vždy je však třeba počítat v projektu s maximální variantou, aby byl systém na další možná rozšíření připraven. Důležité je myslet i na to, že pro dosažení úspěchu při implementaci je nutné mít motivované lidi. A udržení vysokého stupně motivace bývá při implementaci po částech složitější.

Tomáš Solár, projektový manažer týmu v Ostravě

Klíčové dotazy

Jak poznám, jestli potřebuji řídící systém, nebo jestli mi stačí systém ekonomický?

Obecně lze říci, že ekonomický systém mít musíte, zatímco řídicí systém musíte chtít. Pokud chcete svou firmu držet pevně za otěže a vizi, kde by vaše firma měla za pár let být, pak je na místě zavedení řídicího ERP systému, který pomáhá snižovat závislost na jednotlivcích. Správně zavedené ERP nutí firmu k tomu, aby standardizovala své procesy a dodržovala postupy a pravidla. Proto se firma od určitého stupně zralosti bez takového systému neobejde.

Máme ve firmě chaos. Zavedením informačního systému přinese pořádek a vše se vyřeší?

Ano i ne. Vše záleží na tom, jak k výběru a nasazení systému přistoupíte. Pokud budete předpokládat, že si koupíte software, který vše vyřeší sám od sebe, budete ve výsledku nemile překvapeni. Pokud ale zvolíte implementační řešení a zapojíte do předimplementační analýzy procesů celý management, je velmi pravděpodobné, že se dočkáte kýženého efektu. Tedy za předpokladu, že si pro implementaci vyberete spolehlivého partnera.

Bude nám stačit krabicové řešení? Anebo musím vsadit na řešení implementační?

Teoreticky by se dalo říct, že pokud nemáte procesy vůbec nastavené, je krabicové řešení dobrý a levný odrazový můstek. S ohledem na reálnou praxi je však třeba říct, že krabicové systémy jsou určené výhradně malým firmám, protože čím větší firma je, tím náročnější je pro ni se přizpůsobovat přednastaveným procesům krabicových systémů. Dodatečné úpravy krabicových řešení jsou velmi drahé nebo dokonce nemožné.