Rádce pro vás
Průvodce výběrem IS, TOP tipy a rady zkušených konzultantů
Zavedení workflow přinese do procesů vaší firmy pevný řád a zaručí dodržování firemních postupů. Zcela nahrazuje papírovou formu vedení ISO dokumentace a vytváří tak plnohodnotný nástroj pro řízení firmy. Zajišťuje řízenou distribuci dokumentů, úkolů a důležitých informací osobám či skupinám osob, včetně jejich pravidelné kontroly.
Pro správný chod jednotlivých procesů je potřeba vytvořit postupy, které se dále rozpustí na kroky (úkoly) a ty se přiřadí uživatelům, případně skupinám uživatelů. Každý uživatel pak vidí přehledný souhrn pouze svých úkolů, které má splnit a do kdy. Definované postupy mají široké možnosti nastavení - priority, časové posloupnosti, omezení, připomínky, popisy a mnoho dalších. Kroky i celé postupy je možné snadno znázornit pomocí diagramů.
Informační systém K2 umožňuje využít workflow pro evidenci a správu jak jednoduchých procesů, jako jsou evidence pošty či zápisy z porad, tak i pro správu provozních procesů - například fakturace, dovolené či požadavky na výrobu. Provozní systém se přitom chová dle firmou jasně definovaného ISO a procesy dále postupuje pouze v případě splnění všech v ISO vymezených úkolů.
Součástí workflow procesů je řada kontrolních prvků. Kdykoliv například můžete nahlédnout na aktuální stav jednotlivých postupů zachycených v přehledném grafu či prostřednictvím vyhodnocovací sestavy a sledovat jejich prodlení. Jako kontrolní prvek poslouží také možnost nastavit procesům notifikaci pro vybrané uživatele, kteří jsou automaticky upozorněni na změney stavu sledovaného úkolu.
Pro každý postup může existovat jedna nebo více verzí postupu, které svou platností na sebe postupně navazují. Díky tomuto tzv. verzování postupů je možné v nově vytvořené verzi provádět změny, vylepšovat ji, zpřesňovat či měnit její pravidla, ale pro právě běžící procesy ve firmě stále používat platnou, dosud nezměněnou verzi stejné hlavičky postupu. Po odladění se ukončí platnost stávající verze postupu a začne platit verze nová. Ve firmě tak budou k dispozici neustále aktuální a platné směrnice, normy a metriky.
Jednotlivé kroky je možné schvalovat nejen přímo v Informačním systému K2, ale také na mobilních telefonech, tabletech či pomocí kliknutí na odkaz v emailové zprávě. stejně tak je i možné spouštět nové procesy přímo ze zřízení, jako jsou kopírky či výrobní stroje.
Máte zájem o prezentaci
Informačního systému K2?