Efektivní zpracovávání e-mailů

Autor: Daniel Gamrot

28.09.2016 Když jsme před dvaceti lety psali dopisy, jen málokdo si dokázal představit, jak se písemná komunikace promění. Vkládání do obálek, lepení dopisních známek, pečlivá volba každého slova a věty… To vše bylo samozřejmostí. Schválně, kolik jste dostali denně dopisů? A kolik vám dnes přistane v doručené poště těch elektronických?

Alternativní foto

E-mailů jsou plné schránky. Doslova. Když jsem před lety pracoval jako IT konzultant, dostával jsem jich někdy i 300 denně. Bral jsem to jako daň za svou profesi. Trávil jsem nad e-maily i hodiny denně a z MS Outlook se stal můj „nejlepší kamarád”. Brzy se k němu přidal i mobilní e-mailový bratříček.

Vzpomínám si na den, kdy jsem si poprvé měřil množství času, které trávím v e-mailové schránce. Můj předběžný odhad byl devadesát minut denně. Reálný výsledek byl však více než dvojnásobný. Chvíli jsem si zoufal. Ale naštěstí po pár týdnech zakročil.

Ne, nevolil jsem poměrně drastické opatření v pohodě „dvojhmatu” – označit vše a smazat. Dnes již nevím, zda jsem na to tehdy neměl dost odvahy nebo cítil až tak velkou zodpovědnost. Každopádně jsem začal postupnými jednoduchými kroky, které měly mít jediný výsledek – začít trávit čas prací, která má smysl, a potlačit zbytečnou korespondenci. A neprožívat pracovní dny v Outlooku.

Kdo je tady šéf

Záměr byl jedna věc, realizace druhá. Přeskočím veškeré úvodní nezdary a patálie a vrhnu se na to, co skutečně zafungovalo. Klíčové zjištění? E-mailový klient mi nesmí říkat, co mám dělat.

Znáte to, všechna ta upozornění z různých aplikací na mobilním telefonu. Do toho i vyrušení odjinud. A pak, na to nesmíme zapomenout, oznámení o nově příchozích e-mailech. Miloval jsem je. Tři oznámení v Outlooku, která považujeme za něco zcela samozřejmého, dvě v mobilu, dvě v tabletu. Dámy a pánové, když budete využívat standardní nastavení aplikací, získáte sedm oznámení o jednom novém e-mailu. No není to skvělé?

Není! Právě oznámení jsou jednou z ničivých zbraní, které dokážou velmi výrazně zlikvidovat jakékoliv snahy o produktivní práci. Oznámení všeho druhu. I ta z e-mailových klientů. A ano, i ta, o kterých tvrdíte, že si jich nevšímáte. Věřte mi, všímáte. A věnujete jim velmi často více pozornosti, než si zaslouží.

Vypněte si upozornění

Má rada? Vypněte je! Všechna tři upozornění v Outlooku (zvukový signál, upozornění v liště a vyskakovací okno v pravém horním rohu) i mobilní upozornění. A raději kontrolujte e-mail vědomě, když chcete vy (v pevně stanovených časech). A ne, když to chce vaše e-mailová aplikace.

Buďte šéfem!

Pravidlo 4D

Máte vypnuto? To je teprve začátek. Upozornění se sice nezobrazují, nicméně zprávy vesele chodí dál. Po čtyřech hodinách otevřete doručenou poštu a přijde poměrně předvídatelné zjištění – jsou zde desítky či stovky zpráv, které na vás trpělivě čekají. Čekají na svého šéfa a přemýšlejí, co se s nimi asi stane.

Můj kamarád mě kdysi odkázal na článek, který popisoval metodu s poměrně trendy názvem – 4D. Nemělo to nic společného s technologiemi ani kinem. Šlo o praktický proces, díky kterému jsem měl být schopný velmi efektivně vyčistit doručenou poštu. A víte co? Ono to skutečně funguje.

Nebudu vás napínat. Asi vás zajímá, o co jde, že? Otevřete svého e-mailového klienta, konkrétně doručenou poštu, označte zprávu a...

  1. Smažte ji, pokud s ní nechcete již nikdy nic udělat (typické pro newslettery, bezcenné informace apod.).
  2. Odpovězte na ni, pokud ji nechcete smazat a nezabere to mnoho času (běžně se používá pravidlo 2 minut, mám raději pravidlo 30 vteřin).
  3. Delegujte ji na správnou osobu, pokud ji nechcete smazat, ale nemůžete na ni odpovědět do dvou minut. Jakmile ji delegujete, poznamenejte si, kdo a kdy vám má doručit výsledek na seznam delegované práce.
  4. Odložte ji, pokud nemůžete nebo nechcete provést ani jeden z předchozích kroků. Buď ji přesuňte do složky „Odpovědět” nebo třeba označte hvězdičkou (používáte-li gmail).

A postupujte přesně v tomto pořadí, kroky nepřeskakujte. Důležité je, aby zpráva vždy zmizela z vašeho inboxu. Ne, neexistují výjimky.

Jaký je výsledek?

Inbox Zero

Pro mnohé je to mýtus a nereálná představa. Vstupní schránka bez e-mailů neboli Inbox Zero. Kolikrát jsem již slyšel, že to nejde. Omyl! Jedná se o každodenní podobu mého e-mailu.

Inbox Zero!

Právě díky 4D jsem se naučil skutečně jednoduchému zpracování doručené pošty tak, abych tohoto stavu pravidelně dosahoval. Návyk, který jsem si vybudoval, je účinný a rychlý. Rozhodnutí o tom, co udělám s e-mailem, je otázkou několika vteřin. A zpracování stovky zpráv mi zabere maximálně deset minut. Nepočítám do nich samozřejmě delší odpovědi, to už je jiná kapitola.

Když pominu, že je Inbox Zero trendy záležitost, co vám vlastně přinese? Kontrolu nad každodenními e-maily přece. Pokud vím, že v doručené poště není jediná zpráva, vím také naprosto jistě, že jsem vše zpracoval (ať už jsem použil jakýkoliv z 4D kroků) a nečíhá na mě nic nečekaného.

A věřte mi, že ten pocit za to stojí.

A co dál?

Pak ještě přichází na řadu odpovědi. Zpracování doručené pošty je jedna věc, vyřešit to, co jsme odložili, věc druhá.

Skvěle se mi osvědčilo odpovídání na e-maily v dávkách (v jedné nebo dvou, podle potřeby). Co to znamená? Určete si časy, kdy během dne budete odpovídat (třeba každé 4 hodiny, prostě podle potřeby), a během něj odpovězte na co nejvíce e-mailů, které jste dříve odložili.

Věřte mi – po deseti minutách odpovídání se dostanete do stavu, kdy budete chtít dotáhnout vše do úspěšného konce. Tzn. vyčistit svou složku s odloženou poštou. A hlavně – půjde vám to mnohem rychleji, než kdybyste odpovídali průběžně během dne po jednom e-mailu.

Tak co, do čeho se pustíte jako první? Doporučuji následující tři kroky:

  1. Vypněte si e-mailová upozornění, pokud je nutně (!) nepotřebujete ke své práci, na svém počítači, tabletu i mobilu.
  2. Vytvořte si složku „Odpovědět” ve svém e-mailovém klientovi. Budete do ní přesouvat zprávy, které vyžadují větší pozornost.
  3. Začněte aplikovat pravidlo 4D a vždy, když začnete zpracovávat doručenou poštu, dotáhněte to až do Inbox Zero.

Hlavně pamatujte – šéf jste vy!

Zaujal vás tento článek?