Jak přehledně a jednoduše pracovat s daty v Informačním systému K2

Autor: Jakub Kos

28.09.2016 Zkusme si na začátku jednou větou odpovědět na jednoduchou otázku „Co je to informační systém?“ Úplně základní definice by mohla být asi taková, že jde o software, do kterého se ukládají data, jež jsou následně zpracovávána a předávána ve srozumitelné podobě uživatelům.

Ač se na to často zapomíná a výrobci informačních systémů rádi vyzdvihují spíše sofistikovanější funkce, právě vhodné zobrazení uložených informací a generování vhodných výstupů je pro kvalitní firemní software klíčové. Se systémem každý den pracuje mnoho různých uživatelů a skoro každý z nich potřebuje data v trochu jiné podobě. Manažer využívá jiné informace než zaměstnanci ve výrobě, obchodníci či marketingové oddělení.

Výstupy v Informačním systému K2

V Informačním systému K2 proto existuje hned několik možností, jak z uložených informací vytvářet přehledné výstupy.

Základem je export dat do externího programu, nejčastěji do excelu. Nevýhodou tohoto řešení je, že je statické a jednorázové. Aktuální data je potřeba vždy nově exportovat. A pokud jsou navíc dokumenty následně upravovány, musí se změny provádět znovu a znovu.

Druhou variantou jsou přímo v Informačním systému K2 sestavy vytvořené v K2 atmitec. Za více než dvacet let, co informační systémy vyvíjíme, už víme, co naši zákazníci potřebují zobrazit nejvíce. Základní balík těchto sestav najde v Informačním systému K2 každý uživatel.

Protože ale neexistují dvě úplně stejné firmy, nejde ani vytvořit balík všech sestav tak, aby vyhovoval úplně každému. Vždy bude potřeba nějakých speciálních či upravených výstupů. Jedním z řešení tohoto problému je ozvat se přímo nám. Naši kolegové jsou schopni upravit stávající sestavy či vytvořit úplně nové.

Levnější a rychlejší je ale vytvořit si nebo upravit sestavu samostatně. V Informačním systému K2 je totiž k dispozici jednoduchý nástroj, který umí na pár kliknutí myší připravit výstup přesně podle potřeby. Říkáme mu automatická sestava.

Jak na automatickou sestavu?

Automatická sestava je k dispozici napříč celým systémem. Nad každou knihou najdete v horní nabídce ikonu žlutého formuláře s názvem „Upravit sestavu“. Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí editor automatické sestavy.

Jak na automatickou sestavu

Ač může editor na první pohled vypadat komplikovaně, opak je pravdou. Nemusíte se navíc bát experimentovat. Náhled výsledné sestavy je vidět v reálném čase a během pár minut tak zjistíte chování všech ikon v reálném čase.

Důležité jsou hlavně následující:

Přidání nového sloupce

Přidání nového sloupce

Seřazení

Seřazení

Seskupení

Seskupení

Příklady použití automatických sestav

Možnosti automatických sestav jsou v podstatě nekonečné. Uvádíme ale několik příkladů sestav, se kterými se setkáváme u našich zákazníků často:

  • prodej zboží pro zákazníka,
  • prodej dle skupin zboží,
  • prodej dle obchodníka a skupin zboží,
  • saldokonto dle zákazníka,
  • saldokonto dle regionů,
  • aktivity dle obchodníků,
  • náklady po střediscích,
  • přihlášení do K2,
  • pracovníci dle výkonu výroby,
  • účetní deník,
  • hodnota skladů dle referentů.

Výhody automatické sestavy

Pomocí automatické sestavy je možné vytvořit skoro jakýkoli datový výstup. To vše bez nutnosti pomoci správce či programátorů K2 atmitec. Vytvořit, uložit a následně sestavu opět použít zvládne díky jednoduchému rozhraní v podstatě kdokoli.

Automatickou sestavu je možné využít nad jakýmkoli modulem. Včetně modulů vlastních, naprogramovaných na míru. Automatické sestavě je jedno, s jakými daty pracuje.

Jednoduše lze upravit i grafickou podobu. Vytvořenou sestavu lze otevřít v AM editoru a dále upravovat, exportovat, vytvářet pdf, posílat mailem a podobně.

Více informací?

K automatickým sestavám jsme tento rok pořádali webinář s názvem „Kouzla a čáry s automatickou sestavou“. Mikuláš Kovařčík v něm vysvětluje vše důležité, co pro jejich tvorbu potřebujete vědět.

Záznamy všech webinářů mají k dispozici uživatelé Informačního systému K2 ve verzi point. Dostat se k nim mohou ale i všichni ostatní. Stačí si nainstalovat testovací demo verzi K2 point.

Zaujal vás tento článek?