Zákaznícky príbeh o tom, ako K2 pomáha obchodnej spoločnosti PRVNÍ CHODSKÁ.
Situácia pred nasadením systému K2
Na prelome rokov 2003 a 2004 začala PRVNÍ CHODSKÁ zisťovať, že pôvodný informačný systém prestáva dostačovať. Firma bola v tomto období vo fáze rastu, s ktorým sa spájalo aj výrazné zvýšenie počtu vybavovaných dokladov v obehu.
„O zavedení nového informačného systému sme začali uvažovať v momente, keď pôvodný už nestíhal rásť s našimi požiadavkami a my sme sa nemohli ďalej spoliehať na jeho údaje. Ďalším motívom na zmenu bola nutnosť aktívneho prepojenia jednotlivých pobočiek s centrálou,“ říká ekonomický ředitel firmy Radek Šerlovský.
Práve nutnosť prepojiť jednotlivé pobočky medzi sebou bolo zrejme to, čo rozhodlo o potrebe úplne nového riešenia. Ďalšou požiadavkou bolo získať lepší prehľad o stave zásob, zákaziek a platieb, pohodlnejší prístup ku kompletným marketingovým informáciám a možnosť maximálneho prispôsobenia systému budúcim potrebám.
![](/cache/img/6830b22a4475733460a4478b09cf4dcf-w1920-484390706610190-prvni-chodska-1.jpg)
Flexibilné riešenie zastrešujúce chod celej firmy
„Už sme v žiadnom prípade nechceli škatuľový softvér, ktorý sa nedá nijako prispôsobiť našim potrebám. Naše riešenie bolo v tom období už značne neaktuálne, takže sme požadovali maximálnu možnosť on-line prepojenia s rôznymi modernými funkciami vo všetkých smeroch a manažérskou nadstavbou. Dôležitá bola aj cena,“ dodáva k výberu Radek Šerlovský.
Ihneď po zavedení sa Informačný systém K2 stal nevyhnutnou súčasťou každodenného chodu spoločnosti PRVNÍ CHODSKÁ a jej pobočiek. Vďaka softvérovej architektúre, ktorá počíta s veľkým objemom dát, systém zvláda prácu aj s veľkým množstvom dokladov. Zavedenie tak nielenže odstránilo aktuálne problémy s nespoľahlivosťou a pomalým obehom dát, ale zároveň umožnilo firme naďalej rásť a nestrachovať sa o kapacitné limity.
![](/cache/img/3310091949c2511a30dddab6ae8b49a2-w1920-484390706610190-prvni-chodska-2.jpg)
Manažérske vyhodnocovanie, finančný reporting a automatizácia
S prechodom na Informačný systém K2 sa firme dostali do rúk manažérske nástroje, ktoré sú určené na vyhodnocovanie veľkých súborov dát. PRVNÍ CHODSKÁ s nimi dnes môže pracovať rýchlo a efektívne.
„Vďaka manažérskym nástrojom v Informačnom systéme K2 vieme o všetkom, čo sa deje na úrovni jednotlivých predajní ‒ napríklad denných obratov alebo trendov vývoja ‒ aj v rámci celej spoločnosti. Môžeme tak rýchlejšie reagovať na akékoľvek udalosti,“ hovorí Radek Šerlovský.
Manažérske a finančné reporty dnes PRVNÍ CHODSKÁ používa práve pre prehľady hospodárenia jednotlivých pobočiek a ich vyhodnocovanie. Zároveň sa reportujú saldá, zostatky skladov, marže a obraty, a to celej firmy aj pobočiek.
Ďalšie nástroje Informačného systému K2 dokážu vyhodnocovať a kontrolovať predaje pod cenou, predaje pod minimálnou maržou alebo limity kreditu na zákazníkov. „Navyše všetko funguje on-line, prístup k údajom je okamžitý,“ pochvaľuje si ekonomický riaditeľ spoločnosti PRVNÍ CHODSKÁ.Spoločnosť používa Informačný systém K2 aj na riadenie svojich obchodných procesov a na kontrolu ich priebehu a stavov. Riadenie prebieha pomocou tzv. workflow procesov. Tie sú cielené najmä na oblasť finančného riadenia a schvaľovanie operatívneho a obchodného rozhodovania – napr. schvaľovanie prijatých faktúr, vystavenie dobropisu v predaji a schvaľovanie objednávok.
V rámci jednotlivých workflow postupov sa implementovala aj funkčnosť notifikácií z dôvodu informovania účastníkov procesu o jeho stave a priebehu.
![](/cache/img/72e53e7abe408c6d1bc4271d194e9656-w1920-484390706610190-prvni-chodska-3.jpg)
Prepojenie pobočiek alebo informačný systém v oblakoch
Informačný systém K2 spája centrálu s pätnástimi pobočkami naprieč celou republikou. Pobočky pritom majú úplne oddelený predaj, samostatné knihy a okrem toho si vedú vlastné sklady. Zároveň sú však on-line napojené na centrálu, ktorá má prístup k všetkým informáciám.
Hoci pobočky majú autonómne sklady, systém dokáže zistiť ležiaky naprieč celou sústavou. „Ak je tovar na niektorej z pobočiek označený ako ležiak a iná pobočka ho plánuje objednať u dodávateľa, systém objednávajúceho automaticky upozorní, že tovar si možno stiahnuť inde. Vyhýbame sa tak zbytočným objednávkam u dodávateľov,“ hovorí Radek Šerlovský.
PRVNÍ CHODSKÁ sa zároveň rozhodla, že informačný systém a celú jeho činnosť ponechá na Dátovom centre K2. Firma tak nemusí riešiť hardvér, infraštruktúru, zálohovanie ani samotnú správu. Informačný systém má pritom dostupný kedykoľvek a odkiaľkoľvek.
Radek Šerlovský k činnosti systému v Dátovom centre K2 poznamenáva: „Máme tam celú našu IT infraštruktúru a sme spokojní. Výpadky sú minimálne a ak sa nejaký nastane, tak reakcia je okamžitá. Zrýchlili sme dátové toky a stabilitu siete, s ktorou sme mali v minulosti problémy.“
Cloudové riešenie má výhodu aj z hľadiska jednotlivých pobočiek. Všetky údaje sú totiž uložené na jednom mieste a v ktorýkoľvek okamžik k dispozícii on-line. To všetko na rýchlej a stabilnej dátovej sieti, ktorá je zaistená nezávislými trasami rôznych poskytovateľov. Prípadné výpadky sú preto minimálne.
Informačný systém K2? Príjemné prekvapenie
PRVNÍ CHODSKÁ sa dnes môže spoľahnúť na údaje, ktoré má v systéme uložené. Okrem toho všetko funguje on-line v reálnom čase a prístup k všetkým informáciám je okamžitý. Vďaka manažérskym nástrojom má vedenie spoločnosti okrem toho prehľad o všetkom dôležitom, a to na úrovni jednotlivých predajní, aj v rámci celej spoločnosti.
„Skutočne sme príjemne prekvapení tvarovateľnosťou Informačného systému K2. Čo sme potrebovali do systému dostať, to tam máme,“ spokojne dodáva Radek Šerlovský, ekonomický riaditeľ spoločnosti PRVNÍ CHODSKÁ s.r.o.
![](/cache/img/c0c8f25c0105105f7010d34262a3f47d-w1920-484390706610190-prvni-chodska-4.jpg)
Radek Šerlovský, ekonomický riaditeľ spoločnosti PRVNÍ CHODSKÁ s.r.o.
„Informačný systém K2 v podstate riadi všetky procesy od prijatia tovaru na sklad až po jeho finálny predaj a marketing. Ká dvojka rieši aj mzdy a v malej miere využívame aj modul Výroba, ktorým riadime výrobu lisovaných príhradových väzníkov.
V Ká dvojke máme veľa zaujímavých úprav, ktoré nám veľmi uľahčujú život. Napríklad riadenie predaja tovaru vo väzbe na prípadné pohľadávky – tovar, ktoré je v jednej pobočke označený ako ležiak, si môžu ostatné pobočky rýchlo stiahnuť k sebe a nemusia tak zbytočne niečo objednávať u dodávateľov. Vieme vystaviť objednávky priamo z K2 a potom sa všetky dokumenty natiahnu späť do systému plne elektronicky a automaticky bez toho, aby sa niečo tlačilo.
Proces implementácie stál celý tím veľa času a síl. Nebolo to ľahké. Ale keď sa dnes obzrieme späť, vidíme, že sme urobili skutočne dobré rozhodnutie, pretože všetko funguje, ako má.“