Ako prebieha implementácia?

Čo je obsahom zavedenia alebo implementácie ERP systému do firmy? Ako dlho trvá a aké má fázy? A na čo je nutné sa pripraviť?

Zkušební provoz? To si nějak sedne

  • Projekt implementácie (1 – 2 mesiace)

    V spolupráci s vedúcimi pracovníkmi vašej spoločnosti sú dodávateľom vybraného ERP riešenia jednoznačne popísané vaše firemné procesy. Následne dodávateľ navrhne ich optimalizáciu a podporu v informačnom systéme a stanoví presný časový harmonogram činností nutných pre úspešné zavedenie systému do spoločnosti.

  • Inštalácia a nastavenie systému (2 – 11 mesiacov)

    Dodávateľ spustí štandardnú inštaláciu ERP systému a tú následne upravuje tak, aby presne zodpovedala popisu riešenia v projekte implementácie. V tejto etape dochádza okrem iného k zavádzaniu kníh, skladov a číselníkov, nastavovaniu bánk, pokladní a prístupových práv či k definícii výberov, analytických pohľadov a notifikácií.

  • Konverzia historických dát (priebežne)

    V priebehu fázy inštalácie a nastavovania systému prebieha súbežne aj konverzia historických firemných dát z pôvodných systémov a excelov pomocou vytvorených importných mostíkov, prípadne ich prepis z papierových zdrojov. Každá firma si pritom v priebehu projektu implementácie musí podrobne zvážiť, o ktoré historické dáta bude mať záujem a o ktoré nie.

  • Špeciálne úpravy a skripty (priebežne)

    V priebehu nastavovania systému dochádza k úpravám vzhľadu vstupných formulárov a tlačových výstupov, predovšetkým v oblasti firemných reportov. Zároveň sú vyvíjané špeciálne skripty a nástroje, ktoré nie sú súčasťou základnej inštalácie systému. Rozsah týchto úprav vychádza z konzultácií vedených v priebehu spracovania projektu implementácie.

  • Zaškolenie zamestnancov (1 – 2 mesiace)

    Prvé zaškoľovanie zamestnancov prebieha na demo dátach. Hlavným cieľom je zoznámenie sa s používateľským prostredím a základnými princípmi systému. Výrazne sa tak urýchli nadväzujúce preškolenie zamestnancov na ostrých dátach. Medzi školeniami by mal byť minimálny časový odstup, rovnako ako medzi posledným školením a nasadením systému do prevádzky.

  • Rutinná prevádzka (1 mesiac)

    Nasadenie systému do ostrej prevádzky by malo prebiehať pod fyzickým dohľadom konzultantov dodávateľa. Tí sú tak pripravení zamestnancom pomáhať s ich prvými krokmi v novom systéme a ihneď riešia dodatočné požiadavky, ktoré neboli odhalené v priebehu projektu implementácie. Rutinná prevádzka býva ukončená po mesiaci účtovnou uzávierkou.

Implementácia končí. Čo keď sa ale na niečo jednoducho zabudne? Je možné systém ďalej rozširovať a upravovať?

Je potreba si uvedomiť, že informačný systém nie je obyčajný tovar bežnej spotreby. Nie je možné ho nechať päť rokov ležať s tým, že sa následne nahradí novým modelom. Ak sa ERP vo firme nerozvíja, celú firmu to brzdí. S ďalšími úpravami a rozvojom systému preto dodávateľ vždy počíta. U našich zákazníkov je navyše zvykom, že si systém rozvíjajú tiež sami. Naši konzultanti sú potom skôr v pozícii radcov a mentorov.

Martin Běhůnek, projektový manažér tímu v Brne

Martin Běhůnek

Kľúčové otázky

Aké nároky bude mať implementácia na firmu? Na čo sa pripraviť? A ako náročný bude celý proces pre bežných zamestnancov?

Na úplnom začiatku je potreba definovať kľúčových používateľov, ktorí budú zodpovední za komunikáciu s implementačným tímom a bežnými zamestnancami vašej firmy. Zároveň sa budú pri projekte implementácie podieľať na návrhu riešení a následne všetko verifikovať pri samotnej implementácii. Pre bežného zamestnanca predstavuje zmena systému len pár hodín až dní na školeniach a pri zavedení do prevádzky. Nič viac.

Ako sa zamestnanci naučia so systémom pracovať? Je nutné preškoliť úplne všetkých? A ako vlastne také školenia prebiehajú?

Školenia môžu prebiehať v mnohých podobách, vždy záleží na dohode. Je možné preškoliť celú firmu v jednej či viacerých etapách, je možné školiť po oddeleniach či iba kľúčových používateľov, ktorí následne preškolia ostatných. My odporúčame dôkladne preškoliť všetkých zamestnancov, aby nedochádzalo k tomu, že budú iba slepo nasledovať manuál a pri akomkoľvek neštandardnom prípade urobia chybu, alebo budú vyžadovať podporu vášho IT oddelenia či našich konzultantov.

Skutočne je nutná asistencia pri zavádzaní systému do prevádzky? Niektorí dodávatelia ju neponúkajú a tvrdia, že nie je potrebná.

Rovnako ako na získanie vodičského preukazu nestačí iba poznať dopravné značky a technickú dokumentáciu k automobilu, ale je vhodné (respektíve nutné) najprv absolvovať niekoľko jázd pod dohľadom inštruktora. To isté platí aj tu. Pri prvých krokoch v novom systéme by mal byť prítomný konzultant. Používatelia tak získajú správne návyky, pochopia prečo majú veci robiť tak, ako sa požaduje, a systém tak budú v budúcnosti využívať naozaj efektívne.