Koľko stojí informačný systém?

Cena informačného systému sa dá presne stanoviť až po predimplementačnej analýze. Práve preto je bežné, že sa cena z obchodnej ponuky veľmi často mení. Neberte preto cenu systému ako hlavné kritérium jeho výberu.

Najdôležitejšia je cena, nie?

Cena zavedenia informačného systému

  • Predimplementačná analýza

    Prvou investíciou je úvodná analýza existujúcich firemných procesov a informačných systémov. Výstupom analýzy je projekt – dokument, ktorý popisuje automatizáciu procesov v novom systéme, a ktorý slúži ako podklad pre následnú implementáciu. V projekte je definovaný rozsah prác, spôsob riešenia jednotlivých krokov i presný časový a finančný harmonogram.

  • Licencia

    Základnou položkou kúpnej ceny informačného systému sú jeho licencie, ktoré sa počítajú buď na moduly, alebo na používateľov. Pri licencovaní na moduly je nutné nadefinovať jasný rozsah využitia systému pre každého používateľa. Pri licencovaní na používateľa môžu pracovníci využívať všetky nástroje systému – obmedzujú ich iba prístupové práva. V niektorých prípadoch je finančne výhodný modulový prístup, v iných používateľský.

  • Špeciálne úpravy

    Štandardnú inštaláciu komplexného informačného systému je nutné prispôsobiť na mieru každej spoločnosti. V niektorých ohľadoch môžu byť štandardné nástroje príliš podrobné a zložité a je nutné ich zjednodušiť, v niektorých prípadoch je naopak nutné štandardnú funkčnosť rozšíriť špeciálnymi skriptami. Množstvo špeciálnych úprav bude mať vplyv nielen na celkovú cenu, ale často ovplyvňuje aj budúce náklady na prípadné aktualizácie systému.

  • Konverzia dát

    Aby ste mohli porovnávať historické dáta s aktuálnymi číslami či budúcimi výsledkami vašej firmy, je potrebné urobiť konverziu dát z pôvodných informačných systémov, excelovských tabuliek a papierových dokumentov. Je nutné zaviesť a naplniť číselníky a následne vytvoriť konverzné skripty, ktoré dáta prevedú do nového informačného systému.

  • Zaškolenie a pomoc pri nasadení

    Po prechode na nový systém dochádza k dočasnému spomaleniu chodu firmy, pretože si používatelia musia zvykať na nové procesy, činnosti aj softvérové prostredie. Pred nasadením nového systému je preto potrebné všetkých budúcich používateľov preškoliť. Čím lepšie budú na prácu pripravení, tým rýchlejšie si na novinky zvyknú. Zároveň treba počítať s prítomnosťou konzultantov v priebehu prvých týždňov prevádzky, aby boli používateľom v prvých krokoch morálnou a vedomostnou podporou.

Cena prevádzky informačného systému

  • Mesačný paušál

    Okrem nákladov na nadobudnutie systému je potreba počítať aj s následným mesačným paušálom, v rámci ktorého dodávateľ systému garantuje podporu v oblasti nutných legislatívnych zmien, prípadne i kontinuálny rozvoj a optimalizáciu štandardu systému tak, aby reflektoval aktuálne trendy na trhu podnikových softvérov. Súčasťou tiež môže byť poplatok za ďalšie služby, ako sú hotline či servisná pohotovosť.

  • Upgrade systému

    Aj informačné systémy zastarávajú. Z našich skúseností vieme, že životný cyklus podnikových systémov má zhruba sedem rokov, po ktorých je nutné systém znovu naimplementovať, či zvoliť nový systém. Ideálnym variantom sú ale drobné upgrady systému v ročných intervaloch či každý druhý rok. Tie rozložia časovú a finančnú náročnosť reimplementácie do priebežných etáp a udržiavajú systém v najlepšej možnej kondícii.

Nechceme čakať na finálnu cenu až do projektu. Je možné už v rámci obchodnej ponuky stanoviť neprekročiteľný cenový strop?

Áno, samozrejme je možné definovať cenový strop, cez ktorý nie je možné ísť. V podobných prípadoch už však projekt neprebieha tak, aby našiel optimálne riešenie, ale tak aby sa výsledok pohyboval vo vytýčených cenových mantineloch. Výsledkom potom nie je súhrn nástrojov, procesov a doporučení, ktoré majú priniesť firme najvyšší možný úžitok, ale snaha o dosiahnutie obchodnej dohody.

Petr Figura, projektový manažér tímu v Brne

Petr Figura

Kľúčové otázky

Je možné v rámci projektu vypracovať minimálny a maximálny variant a až následne vybrať, ktorou cestou ísť?

Áno, v rámci projektu je možné označovať jednotlivé funkcie, nástroje a procesy ako kritické pre úspech alebo iba ako odporúčané. A následne potom v rámci ďalších obchodných jednaní po dokončení projektu nájsť optimálne riešenie v požadovanej cenovej hladine. Dôležité je, že odložené odporúčania sa nezahadzujú, ale je možné ich zaviesť neskôr. Systém je totiž možné nastaviť tak, aby bol na tieto zmeny pripravený.

Je výhodnejšie licencovanie na moduly alebo na používateľa? Aké sú výhody a nevýhody oboch licenčných modelov?

Zdanlivou výhodou modulového modelu je to, že platíte iba za to, čo skutočne potrebujete. Komplexný informačný systém je však postavený na vzájomnej previazanosti procesov a informácií naprieč jednotlivými modulmi, respektíve celou firmou. A práve licencovanie na používateľa túto výhodu umožňuje a akcentuje. Licencovanie na moduly sa podľa našich skúseností ukazuje ako ideály spôsob, ktorým môže dodávateľ ERP zo zákazníka vyťahovať stále ďalšie peniaze.

Kde je možné pri nákupe informačného systému ušetriť? A kde sa naopak šetriť nevyplatí?

Akákoľvek úprava na mieru predražuje ako samotnú implementáciu, tak následnú prevádzku systému. Preto je potrebné jasne definovať, ktoré zmeny je nutné urobiť preto, aby boli zachované konkurenčné výhody ukryté v procesoch, a ktoré vznikajú z dôvodu strachu zo zmeny. Práve v tejto oblasti existuje najväčší priestor pre zníženie nákladov nielen na zavedenie, ale i následnú údržbu systému. Naopak určite sa nevyplatí šetriť na školeniach a asistenciách od konzultantov dodávateľa v skúšobnej a rutinnej prevádzke.