Informačný systém K2 pomáha s výrobou a distribúciou luxusnej kozmetiky

Štyri výroby pod jednou strechou

Aby boli v holickom Pacific Directe schopní vyrábať aktuálnych 45 miliónov výrobkov ročne, potrebujú pre to rovno štyri rozdielne výroby:

• vyfukovanie plastových fliaš,
• miešanie kozmetických náplní,
• plnenie kozmetických výrobkov spojené s kompletizáciou darčekových balíčkov,
• sieťotlač fliaš.

Vo všetkých týchto štyroch výrobách pritom pomáha Informačný systém K2.

Implementácia bola ukončená v roku 2002 a za ten čas sa stal Informačný systém K2 nenahraditeľnou súčasťou celosvetového úspechu spoločnosti. Firma začínala pôvodne na desiatich používateľských licenciách, pričom dnes ich už má viac ako päťnásobok.

V zahraničí používajú Informačný systém K2 predovšetkým v USA a Anglicku. Pobočky využívajú napríklad funkcie pre podporu logistiky či obchodných a ekonomických agend. Početná skupina používateľov sídli aj v Dubaji.

Čítačky v skladoch a elektronická výmena dokumentov

V skladoch, na príjme, výdaji a v ďalších procesoch používa Pacific Direct s.r.o. čítačky čiarových kódov, ktoré sú cez WiFi pripojené priamo k Informačnému systému K2. Každý používateľ je prihlásený pod svojím menom a čítačka mu ukazuje, aký tovar má pripraviť či kam má tovar naskladniť. „Čítačka pritom všetky zmeny zaznamenáva a nie je tak problém zistiť, kde prípadne nastala chyba,“ vraví výrobný riaditeľ Pacific Direct s.r.o. Petr Kulhavý.

Ihneď ako je tovar vyrobený a zabalený, mieri do skladu. Informačný systém K2 pritom poradí, kam výrobok na základe rovnakých či podobných kusov umiestniť. Po naskladnení dávka figuruje iba vo virtuálnom sklade kontroly kvality a čaká sa na výsledky laboratórneho rozboru. Až vtedy, keď je výsledok expertízy kladný, je tovar pripravený na vydaj.

Spoločnosť Pacific Direct s.r.o. začala v roku 2014 využívať aj externé sklady neďalekej firmy, ktorá zhodou okolností tiež používa Informačný systém K2. Výmena skladových dát, teda výdajok, príjemiek a prevodiek, prebieha elektronicky. Systémy si preberajú vygenerované XML súbory a odpadá tak potreba zadávať informácie ručne.

Práca so šaržami a exspirácia dát

„Výroba kozmetického tovaru podlieha prísnym normám a požiadavkám na kvalitu. Práve preto je pre nás veľmi dôležitá práca so šaržami. V šaržiach a na nich nadviazaných čiarových kódoch sú uložené výrobné informácie, exspirácia dát, výsledky testov z laboratória a ďalšie informácie. Možno tak kedykoľvek dohľadať, na ktorom stroji, ktorý zamestnanec a v ktorej várke výrobok vyrobil,“ hovorí správca Informačného systému K2 Jan Fuksa.

Informačný systém K2 navyše pomocou tzv. „semaforov“ stráži všetky šarže. Tovar či výrobný materiál so šaržou starou menej ako 120 dní sa v systéme hlási ako bezproblémový, teda zelený. Pri 120 až 360 dňoch už však ide o farbu žltú, ktorá dáva jasne najavo, že je treba s materiálom či tovarom začať operovať. Pri tovare staršom ako 360 dní už potom svieti farba červená a vyžaduje okamžité riešenie.

Informačný systém K2 v kombinácii s čiarovými kódmi potom pomáha predovšetkým pri inventúrach: „nventúry má dnes namiesto 27 ľudí na starosti ľudí 7. Celková práca s tovarom je celkovo oveľa rýchlejšia, presnejšia a prehľadnejšia,“ hovorí výrobný riaditeľ Petr Kulhavý.

Otvorenosť Informačného systému K2

Pacific Direct vo veľkom využíva jednu z hlavných predností Informačného systému K2 – otvorenosť. Firmy majú možnosť samostatne si upravovať systém v rovnakom prostredí ako programátori K2. Pri jednoduchších a akútnych prípadoch si tak môže firma poradiť aj svojpomocne a využívať systém ako platformu, pomocou ktorej si systém sama rozvíja.

V Pacific Direct si preto mnoho skriptov pre Informační systém K2 píšu sami. „Odborníci z K2 atmitec vždy raz mesačne prídu na konzultáciu, pri ktorej pomôžu s odladením týchto skriptov, prípadne poradia so zložitejšími úkonmi,“ hovorí správca Informačného systému K2 Jan Fuksa.

Zároveň bolo vďaka otvorenosti Informačného systému K2 možné pripojiť aj ďalšie funkcie tretích strán, ako napríklad výpočet mzdy na základe informácií z dochádzkového systému. Ten zaznamenáva dochádzku zamestnancov, ktorú následne odosiela do Informačného systému K2. Systém potom automaticky pripraví podklady pre mzdy.

Reporty z celého sveta

K2 atmitec zbiera aj dáta z pobočiek, ktoré Informačný systém K2 nemajú. Tie sa každý deň konvertujú a ukladajú do Dátového centra K2. Vždy ráno tak vzniká niekoľko súhrnných reportov pro manažment, ktorí sídli v Anglicku a má jasný prehľad o predaji, skladových zásobách aj finančných výsledkoch po celom svete.

Budúcnosť spolupráce

„V súčasnej dobe riešime s K2 možnosti pre internetový B2B prodej. Klienti často objednávajú rovnaký tovar a vďaka internetovému obchodu by bolo možné im tieto objednávky výrazne uľahčovať,“ dodáva k budúcej spolupráci správca Informačného systému K2 Jan Fuksa.

Celková práca s tovarom je celkovo oveľa rýchlejšia, presnejšia a prehľadnejšia. Nevyexpedujeme to, čo nechceme, a ani nevyexpedujeme viac či menej, ako potrebujeme. Navyše Informačný systém K2 šetrí ľudské sily – inventúry má dnes pri rovnakom objeme práce a času namiesto 27 ľudí na starosti iba 7 ľudí.

Vo výrobe vnímam najväčší prínos K2 v podkladoch pre rozhodovanie pre mňa ako manažéra výroby. Dnes mám k dispozícii všetky výstupy priamo zo systému a rozhodujem sa na základe jasných dát, nie pocitov a domnienok. Navyše mám jasný prehľad o tom, kto, koľko a čo odpracoval, čo nám spadá do neproduktívnych časov výrobkov a čo naopak do časov produktívnych.

Nové firmy, ktoré implementujú IS, by som upozornil na to, že všeobecnou chybou na začiatku býva, že procesy v ERP neodzrkadľujú skutočnosť. Je treba sa týchto situácií maximálne vyvarovať ihneď v začiatkoch. Napríklad paleta, ktorá je fyzicky už v sklade, sa musí v rovnakom čase (teda on-line) nachádzať aj v informačnom systéme.

Petr Kulhavý, výrobní ředitel společnosti Pacific Direct s.r.o.