Typy informačných systémov

Pod pojmom informačný systém sa dnes často schovávajú jednak komplexné riešenia pre riadenie celej firmy, ako aj špecializované úzko zamerané systémy.

Ekonomický, alebo riadiaci systém?

Ekonomický systém je nástroj pre plnenie legislatívnych povinností. Jeho zmyslom je na základe dostupných údajov konštatovať, ako sa spoločnosti v danom období darilo. Riadiaci systém slúži v prvom rade na riadenie firmy. Dokáže účtovať, ale naviac zvláda aj plánovať, predvídať, riadiť a vyhodnocovať firemné procesy, a to nielen v ekonomických agendách, ale tiež vo výrobe, nákupe, predaji, skladoch či marketingu a obchode.

Krabicové alebo implementované riešenie?

Krabicové systémy sú jednoduché a lacné riešenia, ktoré sú po inštalácii okamžite funkčné. Má to však jeden háčik – musíte svoje firemné procesy prispôsobiť tomu, ako sú navrhnuté v danom krabicovom systéme. Oproti tomu implementované systémy rešpektujú špecifiká a konkurenčné výhody ukryté vo firemných procesoch a sú jednoducho rozšíriteľné. Ide však o riešenia drahšie a ich zavedenie trvá až niekoľko mesiacov.

Spustili sme nový systém. Máme vyhraté!

  • Informačný systém vo firme poriadok neurobí, ale dokáže ho udržať.

  • Ak chcete dáta zo systému čerpať, musíte do systému poctivo zadávať.

  • Zavedenie IS automaticky neznamená menej práce, niekomu môže naopak prácu i pridať.

  • Systém by mal pokrývať všetky firemné agendy, aby sa nestrácali súvislosti.

Je nutné nasadiť systém pre celú spoločnosť v plnom rozsahu naraz, alebo je možné implementovať po častiach a postupne systém rozširovať?

Obe cesty sú možné. Pokiaľ však chcete maximálne využiť potenciál nového ERP systému, je ideálne nasadiť komplexné riešenie skrz celú spoločnosť a všetky firemné procesy. Iba tak je možné získať presné podklady pre dôležité rozhodnutia. Zvoliť je v podstate možné akokoľvek rozsiahle riešenie. Vždy je však nutné počítať s maximálnym variantom, aby bol systém na prípadné rozšírenia pripravený. Dôležité je tiež nezabudnúť na to, že pre dosiahnutie úspešnej implementácie sú potrební motivovaní ľudia. A udržanie vysokého stupňa motivácie pri postupnej implementácii, býva často zložité.

Tomáš Solár, projektový manažér tímu v Ostrave

Tomáš Solár

Kľúčové otázky

Ako zistím, či potrebujem riadiaci systém, alebo mi bude stačiť iba systém ekonomický?

Všeobecne sa dá povedať, že ekonomický systém musíte mať, zatiaľ čo riadiaci systém musíte chcieť. Ak chcete svoju firmu držať pevne v rukách a máte víziu, kde by mala za pár rokov byť, potom ja na mieste uvažovať o zavedení riadiaceho systému, ktorý pomáha znižovať závislosť na jednotlivcoch. Správne zavedené ERP núti firmu k tomu, aby štandardizovala svoje procesy a dodržiavala postupy a pravidlá. Preto sa firma od určitého stupňa zrelosti bez takéhoto systému nezaobíde.

Máme vo firme chaos. Prinesie zavedenie informačného systému poriadok a riešenie všetkých starostí?

Áno aj nie. Všetko závisí na tom, ako k výberu a nasadeniu systému pristúpite. Ak budete predpokladať, že si kúpite softvér, ktorý všetko vyrieši sám od seba, budete vo výsledku nemilo prekvapení. Pokiaľ ale zvolíte implementované riešenie a zapojíte do predimplementačnej analýzy procesov celý manažment, je veľmi pravdepodobné, že sa dočkáte požadovaného efektu. Teda za predpokladu, že si pre implementáciu zvolíte spoľahlivého partnera.

Bude nám stačiť krabicové riešenie? Alebo musíme vsadiť na riešenie implementované?

Teoreticky sa dá povedať, že pokiaľ nemáte žiadne pevne stanovené procesy, je krabicové riešenie dobrým a lacným odrazovým mostíkom. S ohľadom na reálnu prax je však nutné podotknúť, že krabicové systémy sú určené výhradne pre malé firmy, pretože čím väčšia spoločnosť, tým náročnejšie je prispôsobovanie sa prednastaveným procesom krabicových systémov. Dodatočné úpravy krabicových riešení sú veľmi drahé alebo dokonca nemožné.

Čas prejsť k ďalšiemu kroku!