Každý riaditeľ obchodno-logistickej firmy tento príbeh veľmi dobre pozná. Motivovaný obchodník stojí tvárou v tvár zákazníkovi a v snahe úspešne uzavrieť obchod mu prisľúbi rýchlosť dodania, ktorá reálne presahuje kapacity firmy. Ani v prípade úspešnej slovenskej spoločnosti Dexis Slovakia, člena nadnárodného koncernu Descours & Cabaud s viac ako 240-ročnou históriou a päťmiliardovým obratom, to nebolo inak. Obchodníci v teréne chceli pre svojich klientov maximum, čo však opakovane prinášalo nečakané prevádzkové komplikácie.
„Predstavte si situáciu, keď obchodník navštívi klienta a prisľúbi mu dodanie tovaru hneď na druhý deň,“ opisuje vtedajšiu realitu Miloš Vašek, generálny riaditeľ spoločnosti Dexis Slovakia, ktorá sa zaoberá distribúciou osobných ochranných pracovných prostriedkov a priemyselného tovaru. „Lenže v zápale boja akosi zabudne zadať túto informáciu do informačného systému a nikomu vo firme o tom nepovie. Na druhý deň ráno potom pred zákazníkom vyzeráme ako amatéri, pretože tovar, logicky, nedorazí. Nasleduje urgentné krízové riadenie, ktoré pozná azda každý logistik,“ dodáva.
Tieto situácie mali na fungovanie spoločnosti fatálny dosah hneď v troch rovinách. Prvou bolo vážne narušenie vnútrofiremných vzťahov. Skladníci, nákupcovia a obchodníci sa pre chýbajúce informácie neustále dostávali do konfliktov. Druhým negatívom bolo priame ohrozenie dlhodobo budovanej reputácie spoločnosti, ktorej hlavnou devízou je spoľahlivosť a včasné dodávky. A napokon to firmu stálo obrovské peniaze, pretože na vyriešenie jediného urgentného problému bolo potrebné okamžite zapojiť minimálne piatich ľudí z rôznych oddelení. Miloš Vašek mal pre motiváciu svojich zamestnancov pochopenie, no z pozície riaditeľa musel konať. Riešením sa stala radikálna digitálna transformácia postavená na komplexnom podnikovom systéme K2.
Vedenie Dexis Slovakia sa rozhodlo pre odvážny krok a v spolupráci s vývojármi K2 začalo budovať riešenie, ktoré by dokázalo sledovať kompletný životný cyklus zákazky v reálnom čase. Základným pilierom úspechu však nebola samotná technológia, ale nekompromisná zmena firemnej kultúry. Zaviedlo sa prísne pravidlo, že čo nie je zadané v informačnom systéme, pre firmu jednoducho neexistuje.
„Obchodníci ma veľmi dobre poznajú a po zavedení tohto pravidla za mnou chodili v úplnom šoku,“ spomína s úsmevom Miloš Vašek. „Pýtali sa ma, či to myslím vážne, že zákazníkovi nedodáme tovar len preto, že ho niekto zabudol zaevidovať do systému. Odpovedal som, že to myslím úplne vážne. Bolo to mimoriadne náročné obdobie, pretože sme v prvej fáze pre túto neústupnosť dokonca prišli o niekoľkých zákazníkov. Bola to však nevyhnutná katarzia. Nakoniec sme sa to všetci naučili a dnes už nikto nepochybuje o tom, že bez systému to jednoducho nejde.“
Aby však nezostalo len pri zákazoch, musel systém K2 ponúknuť používateľom v teréne nástroj, ktorý im prácu maximálne uľahčí, nie skomplikuje. Kľúčom k úspechu sa stala implementácia webovej verzie K2, vyvinutej špeciálne pre pracovníkov v teréne, ako sú servisní technici a obchodní zástupcovia. Vďaka nej môžu zaznamenávať všetky aktivity priamo zo svojich mobilných telefónov bezprostredne po skončení stretnutia, a to aj prostredníctvom jednoduchého hlasového zadávania.
Každá zaznamenaná aktivita v teréne má v systéme K2 okamžitú väzbu na konkrétnu obchodnú príležitosť, cenovú ponuku, kontaktné osoby aj zodpovedných manažérov. Obchodný riaditeľ aj samotný obchodník tak majú v každom okamihu stopercentný prehľad o tom, v akej fáze sa obchodné rokovanie nachádza a aké kroky vedú k jeho úspešnému uzatvoreniu. Všetky tieto údaje sa navyše zhromažďujú v analytickom nástroji K2 BI (Business Intelligence), ktorý vedeniu spoločnosti poskytuje objektívny pohľad na výkonnosť celej firmy.
Zavedenie systému prinieslo spoločnosti Dexis Slovakia presne to, čo od neho vedenie očakávalo – tvrdé, merateľné dáta a preukázateľné zvýšenie efektivity. Celý životný cyklus zákazky, od jej prvého zaevidovania v systéme až po finálnu fakturáciu klientovi, je dnes pod dôslednou kontrolou. Firma dokáže presne merať výkonnosť jednotlivých oddelení a vie, že od schválenia rezervačného listu po vystavenie faktúry uplynie v priemere jedenásť dní. Samotné vytvorenie objednávky operátorom dnes trvá len štyri minúty a tridsaťtri sekúnd.
Najvýznamnejší výsledok však vidno v skladovej logistike. Počas siedmich rokov intenzívneho rozvoja a optimalizácie procesov sa index logistickej efektivity spoločnosti zvýšil z pôvodnej hodnoty 14,54 na súčasných 35,62. Tento výraznýnárast produktivity sa premietol aj do personálneho obsadenia skladov.
„Vďaka automatizácii a systému nariadenie skladov K2 sme sa počas siedmich rokov posunuli z pôvodných dvadsiatich siedmich skladníkov na iba jedenástich,“ zdôrazňuje riaditeľ Miloš Vašek. „Pre každého manažéra je prirodzene kľúčovou otázkou, ako takéto radikálne zníženie počtu zamestnancov prijali samotní ľudia. Každá zmena samozrejme bolí, no u nás to nebol proces zo dňa na deň. Transformácia trvala sedem rokov. Navyše sme v tom období intenzívne rozvíjali novú službu dopĺňania výdajných automatov na ochranné pracovné prostriedky priamo u našich zákazníkov. Veľkú časť zamestnancov zo skladu sme preto neprepúšťali, ale plynulo sme ich presunuli na túto novú, produktívnejšiu prácu. Našli u nás nové uplatnenie, čo výrazne pomohlo udržať dobrú atmosféru vo firme,“ uzatvára Miloš Vašek.
