Každý ředitel obchodně-logistické firmy ten příběh důvěrně zná. Motivovaný obchodník stojí tváří v tvář zákazníkovi a ve vidině úspěšně uzavřeného kontraktu mu slíbí rychlost dodání, která není dost dobře v kapacitách firmy možná. V případě úspěšné slovenské společnosti Dexis Slovakia, která je členem nadnárodního koncernu Descours & Cabaud s více než 240letou historií a pětimiliardovým obratem, tomu nebylo jinak. Obchodníci v terénu chtěli pro své klienty maximum, což s sebou však opakovaně přinášelo nečekané provozní komplikace.
„Představte si situaci, kdy obchodník navštíví klienta a slíbí mu dodávku zboží hned na druhý den,“ popisuje tehdejší realitu Miloš Vašek, generální ředitel společnosti Dexis Slovakia, která se zabývá distribucí ochranných pracovních prostředků a průmyslového zboží. „Jenže v zápalu boje to jaksi zapomene zadat do informačního systému a nikomu ve firmě o tom neřekne. Druhý den ráno jsme pak byli před zákazníkem za hlupáky, protože zboží logicky nedorazilo. Následuje urgentní krizové řízení, které zná snad každý logistik,“ dodává.
Tyto situace měly na chod společnosti fatální dopad hned ve třech rovinách. První z nich bylo vážné narušení vnitrofiremních vztahů. Skladníci, nákupčí a obchodníci se kvůli chybějícím informacím neustále hádali. Druhým negativem bylo přímé ohrožení pracně budovaného renomé společnosti, jejíž vlajkovou lodí je právě spolehlivost a včasné dodávky. V neposlední řadě to firmu stálo obrovské peníze, protože do řešení jednoho jediného urgentního problému muselo být okamžitě zapojeno minimálně pět lidí z různých oddělení. Miloš Vašek měl pro motivaci svých zaměstnanců pochopení, ale z pozice ředitele musel jednat. Řešením se stala radikální digitální transformace postavená na komplexním podnikovém systému K2.
Vedení Dexis Slovakia se rozhodlo pro odvážný krok a ve spolupráci s vývojáři z K2 začalo budovat řešení, které by dokázalo sledovat kompletní životní cyklus zakázky v reálném čase. Základním stavebním kamenem úspěchu však nebyla samotná technologie, ale nekompromisní změna firemní kultury. Bylo zavedeno striktní pravidlo, že co není zadané v informačním systému, to pro firmu zkrátka neexistuje.
„Obchodníci mě velmi dobře znají a po zavedení tohoto pravidla za mnou chodili v naprostém šoku,“ vzpomíná s úsměvem Miloš Vašek. „Ptali se mě, zda to myslím vážně, že zákazníkovi nedodáme zboží jen proto, že ho někdo zapomněl naklikat do počítače. Odpovídal jsem, že to myslím naprosto vážně. Bylo to nesmírně těžké období, protože jsme v první fázi kvůli této neústupnosti dokonce přišli o několik zákazníků. Byla to ale nutná katarze. Nakonec jsme se to všichni naučili a dnes už nikdo nepochybuje o tom, že bez systému to nejde.“
Aby však nezůstalo jen u zákazů, musel systém K2 nabídnout uživatelům v terénu nástroj, který jim práci maximálně usnadní, nikoli zkomplikuje. Klíčem k úspěchu se stala implementace webové verze K2, která byla vyvinuta speciálně pro pracovníky v terénu, jako jsou servisní technici a právě obchodní zástupci. Ti díky tomu získali možnost nahrávat veškeré aktivity přímo ze svých mobilních telefonů bezprostředně po skončení schůzky, a to i pomocí jednoduchého hlasového zadávání.
Každá zaznamenaná aktivita v terénu má v systému K2 okamžitou vazbu na konkrétní obchodní příležitost, cenovou nabídku, kontaktní osoby i odpovědné manažery. Obchodní ředitel i samotný prodejce tak mají v každém okamžiku stoprocentní přehled o tom, v jaké fázi se vyjednávání nachází a jaké kroky vedou k úspěšnému uzavření obchodu. Všechna tato data se navíc sbíhají v analytickém nástroji K2 BI (Business Intelligence), který vedení firmy poskytuje nezkreslený pohled na výkonnost celé společnosti.
Zavedení systému přineslo společnosti Dexis Slovakia přesně to, co od něj vedení očekávalo – tvrdá, měřitelná data a prokazatelné zvýšení efektivity. Celý životní cyklus zakázky, od jejího prvního zapsání do systému až po finální fakturaci klientovi, je dnes pod přísným dohledem. Firma dokáže přesně měřit výkonnost jednotlivých oddělení a ví, že od schválení rezervačního listu po fakturu uplyne v průměru jedenáct dní. Samotné vystavení objednávky operátorem dnes zabere pouhé čtyři minuty a třicet tři sekundy.
Tím nejzásadnějším výsledkem je však pohled do skladové logistiky. V průběhu sedmi let intenzivního rozvoje a optimalizace procesů se index logistické efektivity společnosti posunul z původní hodnoty 14,54 na současných 35,62. Tento skokový nárůst produktivity se projevil i na personálním obsazení skladů.
„Díky automatizaci a systému pro řízení skladů K2 jsme se během sedmi let posunuli z původních dvaceti sedmi skladníků na pouhých jedenáct,“ zdůrazňuje ředitel Miloš Vašek. „Pro každého manažera je logicky klíčová otázka, jak takto radikální snížení stavu přijali samotní lidé. Každá změna samozřejmě bolí, ale u nás to nebyl proces ze dne na den. Transformace trvala sedm let. Navíc jsme v té době masivně rozvíjeli novou službu doplňování výdejních automatů na ochranné pomůcky přímo u našich zákazníků. Velkou část zaměstnanců ze skladu jsme proto nepropouštěli, ale plynule jsme je přesunuli na tuto novou, produktivnější práci. Našli u nás nové uplatnění, což výrazně pomohlo udržet dobrou atmosféru ve firmě,“ uzavírá Miloš Vašek.
