Document Management System (DMS)

Automatizujte správu svých dokumentů a šetřete čas

Práce s papírovými dokumenty – jejich tisk, distribuce, zpracování, archivace i skartace – je časově náročná. V souhrnu často zaměstnanci stráví touto agendou měsíčně několik hodin, které by mohli věnovat důležitějším úkolům. Správa dokumentů umožňuje celou řadu úkonů automatizovat. Tím se práce s nimi nejen zrychlí, ale eliminují se i chyby lidského faktoru.

Zvyšte zabezpečí dokumentů vaší firmy

Jedním z klíčových požadavků na práci s dokumenty obsahujícími citlivá byznysová data nebo osobní údaje je bezpečnost. Pomocí modulu DMS máte všechny své dokumenty uloženy v jedné zálohované databázi. Přímo v K2 můžete nastavit každému uživateli, zda má právo dokument editovat, případně zda mu má zůstat skrytý. Dokumenty jsou přístupné pouze přímo z K2 a každý úkon se navíc eviduje – vždy tak víte, kdo a jakým způsobem s dokumenty nakládal.

V případě nehody v podobě požáru nebo záplav jsou navíc vaše dokumenty uloženy na serveru nebo v cloudu na bezpečném místě.

Najděte správný dokument díky fulltextovému vyhledávání

Potřebujete najít konkrétní dokument nikoli jen podle jeho názvu, ale i podle jeho obsahu? Díky modulu DMS můžete faktury, smlouvy i ostatní dokumenty ukládat ve strojově čitelném formátu. Díky tomu jednoduše a prakticky okamžitě vyhledáte klíčová slova pomocí fulltextového vyhledávání napříč celou databází.

Zlepšete spolupráci mezi jednotlivými odděleními

Přestože primární funkcí správy dokumentů je jejich digitalizace a organizace, tento modul umožňuje také jednoduché sdílení dokumentů mezi kolegy. Pracuje na jednom dokumentu více uživatelů? Díky modulu DMS už si nebudou muset posílat jednotlivé revize pomocí e-mailu nebo ručně konsolidovat úpravy více uživatelů do jednoho finálního dokumentu. Spolupráce probíhá vždy nad aktuální verzí dostupnou centrálně odkudkoliv.

Zálohujte všechny verze svých dokumentů

Chcete se vrátit k předchozí revizi dokumentu? Zajímá vás, jaké změny v dokumentu proběhly během vaší dovolené? Pro správu dokumentů v K2 žádný problém. Modul DMS umožňuje automaticky ukládat veškeré revize dokumentů, včetně historie změn. Nepotřebné dokumenty máte možnost archivovat nebo přímo skartovat, přesně podle vámi definovaného archivačního a skartačního plánu. Dokumenty navíc můžete zpřístupnit aplikacím třetích stran pomocí K2 API.